Les remises de fin d'année (RFA) constituent souvent un levier d'économies significatif, négocié avec les fournisseurs stratégiques sur la base de seuils de volume ou de chiffre d'affaires annuel. Pourtant, entre la signature de l'accord et l'encaissement effectif, de nombreuses organisations perdent une partie de ces remises, faute de suivi rigoureux. Voici comment sécuriser ce processus.
Centraliser les accords RFA négociés
Chaque accord RFA doit être formalisé et centralisé : fournisseur concerné, périmètre, seuils de déclenchement, taux applicables par palier, et période de référence. Dispersés dans des contrats ou des échanges d'emails, ces accords sont difficiles à suivre dans la durée et exposent l'organisation à des oublis coûteux.
Automatiser le calcul selon les volumes réels
Le calcul d'une RFA suppose de rapprocher, palier par palier, les volumes ou montants d'achat réellement réalisés avec le fournisseur sur la période considérée. Un calcul manuel, réalisé une fois par an à partir d'extractions comptables, est source d'erreurs et de délais. L'automatisation à partir des données d'achat réelles permet un suivi continu, et non plus une simple photographie de fin d'année.
Suivre les échéances de facturation et de règlement
Une fois le montant de la RFA calculé, encore faut-il qu'elle soit effectivement facturée et encaissée dans les délais prévus par l'accord. Un suivi structuré des échéances, avec alertes automatiques, évite les oublis de relance et les prescriptions qui privent l'organisation d'une remise pourtant due.
Fiabiliser la donnée fournisseur en amont
La fiabilité du calcul RFA dépend directement de la qualité des données d'achat consolidées par fournisseur : un même fournisseur référencé sous plusieurs identifiants, ou des achats non rattachés au bon accord-cadre, faussent le calcul. Une synchronisation propre entre achats, contrats et ERP est donc un prérequis à un suivi RFA fiable.
En résumé
Centraliser les accords, automatiser le calcul et tracer les échéances : c'est l'approche portée par le module RFA de SEMS, qui transforme un exercice annuel incertain en un pilotage continu et sécurisé des remises négociées.
