En los contratos de obras y de servicios, la retención de garantía protege al comitente frente a defectos o reservas constatadas tras la recepción. Sin embargo, si no se realiza un seguimiento adecuado, se convierte en una fuente recurrente de litigios con las empresas: bloqueos injustificados, retrasos en la devolución o, simplemente, el olvido de liberarla al vencimiento. Estas son las buenas prácticas para asegurar este seguimiento.
Formalizar las reglas desde la contractualización
El tipo de retención, su base de cálculo (sobre el importe sin impuestos del contrato o de cada certificación), la duración del bloqueo y las condiciones de liberación deben definirse sin ambigüedad en el contrato o en su modificado. Una cláusula imprecisa es la principal causa de desacuerdo en el momento de la devolución.
Hacer seguimiento del cálculo certificación por certificación
La retención de garantía se constituye generalmente a lo largo de las certificaciones provisionales, a medida que avanzan las obras. Un seguimiento estructurado, que vincula cada retención practicada con la certificación correspondiente, evita las discrepancias entre el importe teóricamente debido y el importe efectivamente provisionado.
Trazar la recepción de los entregables y las reservas
La liberación de la retención de garantía está condicionada a la recepción de las obras, con o sin reservas. Documentar con precisión cada recepción —fecha, reservas eventuales, plazo para levantar las reservas— resulta indispensable para justificar objetivamente una devolución o, en su defecto, el mantenimiento de la retención.
Anticipar los plazos de devolución
Una vez transcurrido el periodo de garantía y levantadas las eventuales reservas, la devolución debe producirse sin demora injustificada: más allá de cierto retraso, la empresa puede impugnarla como una deuda cuestionable. Las alertas automáticas sobre los plazos de devolución evitan los olvidos, que siguen siendo la principal causa de litigio en este ámbito.
En resumen
Certificaciones, entregables y retenciones de garantía forman un conjunto que debe pilotarse de manera coherente, con una trazabilidad completa de la ejecución del contrato. Este es el objeto del módulo Gestión de contratos de SEMS.
