Indirekte Einkäufe (IT, Beratungsleistungen, Marketing, Facility Management, Reisen usw.) machen häufig 20 bis 30 % der Ausgaben einer Organisation aus, werden jedoch weniger konsequent gesteuert als Produktionseinkäufe. Mangels Transparenz und strukturierter Prozesse sind die möglichen Einsparungen hier dennoch beträchtlich. Hier sind fünf konkrete Hebel, um wieder die Kontrolle zu übernehmen.

1. Ihre Ausgaben erfassen und kategorisieren

Man kann nur steuern, was man misst. Der erste Schritt besteht darin, sämtliche indirekten Ausgaben in einem einzigen Referenzsystem zusammenzuführen und sie dann in einheitliche Kategorien (IT, HR, Marketing, Facility Management usw.) einzuordnen. Diese Bestandsaufnahme offenbart oft Überraschungen: doppelt vorhandene Lieferanten in derselben Kategorie, nicht zentralisierte Verträge oder auf mehrere Standorte verteilte Volumina, die zusammengefasst eine deutlich größere Verhandlungsmacht bieten.

2. Kategorien mit hohem Potenzial priorisieren

Nicht alle Kategorien bieten das gleiche Einsparpotenzial. Eine einfache Matrix, die die Höhe der Ausgaben mit dem Reifegrad des bestehenden Sourcings kreuzt, ermöglicht es, rasch „Quick-Win“-Kategorien (hohe Ausgaben, wenig strukturiertes Sourcing) zu identifizieren, die vorrangig zu bearbeiten sind, bevor komplexere oder weniger bedeutsame Kategorien angegangen werden.

3. Sourcing mit dedizierten Tools strukturieren

Der Übergang von informellen Ausschreibungen (E-Mails, Tabellenkalkulationen) zu strukturierten E-Sourcing-Prozessen (RFI, RFP, RFQ, umgekehrte Auktionen) verändert die Ausgangslage grundlegend: objektiver Angebotsvergleich anhand gewichteter Kriterien, vollständige Nachvollziehbarkeit des Austauschs und echter Wettbewerb zwischen Lieferanten. Organisationen, die diesen Schritt digitalisieren, erzielen in der Regel Einsparungen von 5 bis 15 % in den betreffenden Kategorien.

4. Verträge abschließen und Verpflichtungen nachverfolgen

Eine ausgehandelte Einsparung reicht nicht aus, wenn sie nicht über die Zeit nachverfolgt wird. Ein zentrales Vertragsregister mit Erneuerungswarnungen und Überwachung der Preisklauseln verhindert stille Fehlentwicklungen: stillschweigende Verlängerungen zu überholten Konditionen, Nichteinhaltung ausgehandelter Preisstaffeln oder schlicht das Vergessen einer fälligen Neuverhandlung.

5. Den tatsächlichen Verbrauch steuern

Schließlich erfordert die Kontrolle indirekter Einkäufe die Überwachung des tatsächlichen Verbrauchs im Vergleich zum gebundenen Budget: systematischer Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung, Überschreitungswarnungen und regelmäßiges Reporting, das zwischen Einkäufern und Budgetverantwortlichen geteilt wird. Erst diese kontinuierliche Steuerung macht aus einer einmaligen Einsparung einen strukturellen Gewinn.

Zusammenfassung

Diese fünf Hebel sind nicht sequenziell zu verstehen: Sie verstärken sich gegenseitig, sobald sie auf einer einzigen Plattform basieren, die Daten zentralisiert, Sourcing strukturiert und die Budgetverfolgung automatisiert. Genau das ist das Ziel der SEMS-Module Ausgabenanalyse, E-Sourcing und Budgetverbrauchsverfolgung.