Bei Bau- und Dienstleistungsverträgen schützt der Gewährleistungseinbehalt den Auftraggeber vor Mängeln oder nach der Abnahme festgestellten Vorbehalten. Wird er jedoch nicht sorgfältig nachverfolgt, wird er zu einer wiederkehrenden Quelle von Streitigkeiten mit den Unternehmen: ungerechtfertigte Zurückhaltung, verspätete Rückzahlung oder schlicht das Vergessen der fälligen Freigabe. Hier sind die bewährten Verfahren, um diese Nachverfolgung abzusichern.
Regeln bereits bei Vertragsabschluss festlegen
Der Einbehaltssatz, seine Berechnungsgrundlage (auf den Nettobetrag des Vertrags oder jeder Abrechnung), die Dauer des Einbehalts und die Freigabebedingungen müssen im Vertrag oder Nachtrag eindeutig festgelegt werden. Eine ungenaue Klausel ist die häufigste Ursache für Meinungsverschiedenheiten bei der Rückzahlung.
Die Berechnung abrechnungsweise nachverfolgen
Der Gewährleistungseinbehalt entsteht in der Regel im Laufe der vorläufigen Abrechnungen, entsprechend dem Baufortschritt. Eine strukturierte Nachverfolgung, die jeden Einbehalt der entsprechenden Abrechnung zuordnet, verhindert Abweichungen zwischen dem theoretisch geschuldeten und dem tatsächlich zurückbehaltenen Betrag.
Abnahme der Leistungen und Vorbehalte dokumentieren
Die Freigabe des Gewährleistungseinbehalts ist an die Abnahme der Bauleistungen gebunden, mit oder ohne Vorbehalte. Jede Abnahme präzise zu dokumentieren – Datum, etwaige Vorbehalte, Frist zur Beseitigung der Vorbehalte – ist unerlässlich, um eine Rückzahlung oder umgekehrt die Beibehaltung des Einbehalts objektiv zu rechtfertigen.
Rückzahlungsfristen frühzeitig erkennen
Nach Ablauf der Gewährleistungsfrist und Beseitigung etwaiger Vorbehalte muss die Rückzahlung ohne ungerechtfertigte Verzögerung erfolgen: Bei übermäßiger Verspätung kann sie vom Unternehmen als strittige Forderung eingestuft werden. Automatische Warnmeldungen zu Rückzahlungsfristen verhindern Versäumnisse, die nach wie vor die häufigste Ursache für Streitigkeiten in diesem Bereich sind.
Zusammenfassung
Abrechnungen, Leistungen und Gewährleistungseinbehalte bilden ein Gesamtsystem, das konsistent gesteuert werden muss, mit vollständiger Nachvollziehbarkeit der Vertragsausführung. Genau darum geht es im SEMS-Modul Vertragsmanagement.
