Jahresboni (RFA) sind häufig ein bedeutender Einsparhebel, der mit strategischen Lieferanten auf Basis von Volumen- oder Jahresumsatzschwellen ausgehandelt wird. Zwischen Vertragsunterzeichnung und tatsächlichem Zahlungseingang verlieren jedoch viele Organisationen mangels konsequenter Nachverfolgung einen Teil dieser Boni. So lässt sich dieser Prozess absichern.
Ausgehandelte Bonusvereinbarungen zentralisieren
Jede Bonusvereinbarung muss formalisiert und zentral erfasst werden: betroffener Lieferant, Geltungsbereich, Auslöseschwellen, gestaffelte Bonussätze und Bezugszeitraum. Verteilt auf Verträge oder E-Mail-Korrespondenz sind diese Vereinbarungen langfristig schwer nachzuverfolgen und setzen die Organisation kostspieligen Versäumnissen aus.
Berechnung anhand der tatsächlichen Volumina automatisieren
Die Berechnung eines Jahresbonus erfordert den stufenweisen Abgleich der im betreffenden Zeitraum tatsächlich mit dem Lieferanten erzielten Einkaufsvolumina oder -beträge. Eine manuelle Berechnung, die einmal jährlich anhand von Buchhaltungsauszügen erfolgt, ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Die Automatisierung auf Basis der tatsächlichen Einkaufsdaten ermöglicht eine kontinuierliche Nachverfolgung statt einer bloßen Momentaufnahme zum Jahresende.
Rechnungs- und Zahlungsfristen nachverfolgen
Sobald der Bonusbetrag berechnet ist, muss er noch innerhalb der in der Vereinbarung festgelegten Fristen tatsächlich in Rechnung gestellt und vereinnahmt werden. Eine strukturierte Fristenverfolgung mit automatischen Erinnerungen verhindert vergessene Mahnungen und Verjährungen, die der Organisation einen eigentlich geschuldeten Bonus vorenthalten.
Lieferantendaten von Anfang an zuverlässig gestalten
Die Zuverlässigkeit der Bonusberechnung hängt unmittelbar von der Qualität der nach Lieferant konsolidierten Einkaufsdaten ab: Ein und derselbe Lieferant, der unter mehreren Kennungen geführt wird, oder Einkäufe, die nicht dem richtigen Rahmenvertrag zugeordnet sind, verfälschen die Berechnung. Eine saubere Synchronisation zwischen Einkauf, Verträgen und ERP ist daher eine Grundvoraussetzung für eine zuverlässige Bonusverfolgung.
Zusammenfassung
Vereinbarungen zentralisieren, die Berechnung automatisieren und Fristen nachverfolgen: Das ist der Ansatz des SEMS-Moduls Jahresboni, das aus einer unsicheren jährlichen Übung eine kontinuierliche und abgesicherte Steuerung der ausgehandelten Boni macht.
