Bürobedarf, Standard-IT-Ausstattung, wiederkehrende Dienstleistungen: Ein erheblicher Teil der Einkäufe einer Organisation betrifft einfache, sich wiederholende Bedarfe, die bereits durch verhandelte Verträge abgedeckt sind. Jede dieser Anfragen über einen klassischen Freigabeprozess abzuwickeln, verlangsamt Teams unnötig und bindet Einkäufer für Vorgänge mit geringer Tragweite. Der interne Marketplace bietet hierfür eine Lösung.

Das Prinzip: einkaufen wie auf einer E-Commerce-Website

Ein internes Marketplace übernimmt die Prinzipien des Verbraucher-E-Commerce: ein Katalog bereits verhandelter Produkte und Dienstleistungen, detaillierte Produktseiten mit Preisen und Konditionen, ein Warenkorb sowie eine Ein-Klick-Freigabe nach vorab festgelegten Regeln. Mitarbeitende finden, was sie brauchen, ohne sich direkt an das Einkaufsteam wenden zu müssen.

Uneingeschränkte Einkaufskontrolle bleibt erhalten

Entgegen einer weit verbreiteten Annahme bedeutet Self-Service keinen Kontrollverlust: Im Katalog erscheinen ausschließlich Artikel und Leistungen aus verhandelten und vom Einkauf validierten Verträgen, zu bereits genehmigten Preisen und Konditionen. Die Freigaberegeln bleiben je nach Betrag oder Kategorie aktiv, gelten nun aber für einen reibungslosen Ablauf statt für einen manuellen Prozess.

Direkte Auswirkung auf die Vertragsquote

Indem verhandelte Kataloge leichter zugänglich gemacht werden als Einkäufe „außerhalb der Prozesse“, erhöht der interne Marketplace automatisch den Anteil der über Rahmenverträge getätigten Einkäufe. Dies ist einer der direktesten Hebel zur Verbesserung der Vertragsquote, einer zentralen Kennzahl der Einkaufssteuerung.

Weniger Arbeitsaufwand für die Einkaufsteams

Durch die Automatisierung der Bearbeitung wiederkehrender Anfragen mit geringer Tragweite verschafft der Marketplace den Einkäufern mehr Zeit, sich auf strategisches Sourcing und die Verhandlung wirkungsstärkerer Kategorien zu konzentrieren, statt auf die administrative Abwicklung von Standardbestellungen.

Zusammenfassung

Der interne Marketplace ist keine Vereinfachung auf Kosten der Kontrolle, sondern ein Weg, die Einkaufskontrolle für den Endnutzer unsichtbar und selbstverständlich zu machen. Das ist der Ansatz des SEMS-Moduls Marketplace / E-Catalogue.