SEMS gleicht Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen automatisch ab, um Abweichungen vor Freigabe und Zahlung zu erkennen.
Reduzieren Sie manuelle Prüfungen, sichern Sie Ihre Ausgaben ab und beschleunigen Sie die Rechnungsverarbeitung – mit einem intelligenten, in Procure-to-Pay integrierten Abgleich.
128Abzugleichen
94Konform
21Abweichungen
13Ausstehend
RE-2025-0187Lieferant A
Konform12. März 2025RE-2025-0186Lieferant B
Abweichung12. März 2025RE-2025-0185Lieferant C
Konform11. März 2025RE-2025-0184Lieferant D
Abweichung11. März 2025RE-2025-0183Lieferant E
Ausstehend10. März 2025SEMS gleicht Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen automatisch ab und prüft, ob die berechneten Mengen, Preise und Beträge dem Bestellten und tatsächlich Gelieferten entsprechen.
Was bestellt wurde
Was tatsächlich eingegangen ist
Was bezahlt werden muss
Übereinstimmung bestätigtDie Rechnung kann zur Zahlung freigegeben werden.
Alle Daten sind konsistent.
Differenz muss von einem Benutzer bestätigt werden.
Die Rechnung wird gesperrt.
Stimmt eine Rechnung mit Bestellung und Wareneingang überein, kann SEMS die Verarbeitung automatisch fortsetzen. Wird eine Abweichung erkannt, geht die Rechnung sofort an die zuständige Person.
Preisabweichung → EinkaufStückpreis weicht vom Vertrag ab.
Eingangsabweichung → WarenannahmeNicht konforme Mengen oder Leistungen.
Finanz- oder Steuerabweichung → FinanzenGesamtbetrag, Steuern oder steuerliche Konditionen.
Außergewöhnliche Überschreitung → ManagerFreigabe gemäß den definierten Regeln.
| Rechnungs-Nr. | Lieferant | Betrag | Status | Abweichung | Aktion |
|---|---|---|---|---|---|
| RE-2025-0068 | Lieferant A | 12.500,00 € | Konform | Keine | Ansehen |
| RE-2025-0072 | Lieferant B | 3.420,00 € | Abweichung | Stückpreis | Bearbeiten |
| RE-2025-0075 | Lieferant C | 8.750,00 € | Nicht konform | Menge | Gesperrt |
| RE-2025-0078 | Lieferant D | 1.250,00 € | Abweichung | Steuer | Bearbeiten |
Das 3-Way-Matching von SEMS prüft automatisch die Konsistenz zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung und sorgt so für eine zuverlässige, regelkonforme Zahlung.
Prüfen Sie automatisch, ob der berechnete Preis dem in der Bestellung verhandelten Preis entspricht.
Verhindern Sie die Zahlung von Mengen, die über den tatsächlich eingegangenen liegen.
Mehr erfahrenKontrollieren Sie Netto, Steuern, Brutto, Rabatte und Rechnungsabweichungen.
Mehr erfahrenErkennen Sie sofort Rechnungen für noch nicht eingegangene Waren oder Leistungen.
Mehr erfahrenErkennen Sie möglicherweise bereits erfasste Rechnungen vor der Zahlung.
Mehr erfahrenPrüfen Sie die Konsistenz zwischen Rechnung, Bestellung und Lieferantenstamm.
Mehr erfahrenSEMS kann OCR und Dokumenten-KI nutzen, um die Daten von Lieferantenrechnungen automatisch zu extrahieren und mit Bestellungen und Wareneingängen abzugleichen.
Eingang der Lieferantenrechnung (PDF, XML, E-Mail, EDI…).
Automatische Datenextraktion per OCR und Dokumenten-KI.
Abgleich mit der zugehörigen Bestellung.
Suche der zugehörigen Wareneingänge (Mengen, Daten, Chargen…).
Automatische Prüfung von Preisen, Mengen, Beträgen und Steuern.
Rechnung zur Zahlung freigegeben oder an einen Ausnahme-Workflow geleitet.
Abweichungen werden automatisch erkannt und die Rechnung an die zuständige Person geleitet.
SEMS wendet die von Ihrer Organisation definierten Regeln und Toleranzen automatisch an, um die Übereinstimmung zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung zu bestätigen.
Automatischer Match. Toleranzen lassen sich nach Lieferant, Warengruppe, Artikel, Gesellschaft oder Bestellart festlegen.
SEMS bearbeitet Sonderfälle automatisch und leitet nur die Abweichungen weiter, die ein menschliches Eingreifen erfordern.
Eine in mehreren Teilen gelieferte Bestellung wird automatisch bis zum vollständigen Eingang verfolgt.
SEMS verfolgt den bereits berechneten und den noch offenen Betrag jeder Bestellung.
Gleichen Sie die Rechnung mit einem Leistungsnachweis, einem Abnahmeprotokoll oder einem Vertragsmeilenstein ab.
Für Ausgaben ohne Wareneingang nutzen Sie den Abgleich Bestellung → Rechnung.
Verarbeiten Sie Rechnungen, die mehrere Bestellungen oder Wareneingänge betreffen.
TeilrechnungRE-2025-0068
5 Artikel6.250,00 €
SEMS erkennt Abweichungen automatisch und ordnet sie nach Art, damit die zuständige Person sie schnell bearbeiten kann.
Auto-MatchKonforme Rechnungen
Zu prüfenAbweichungen mit Entscheidungsbedarf
GesperrtAnomalien, die die Zahlung verhindern
| Rechnungs-Nr. | Lieferant | Abweichungsart | Status | Aktion |
|---|---|---|---|---|
| RE-2025-0068 | Lieferant A | Preis | Zu prüfen | Ansehen |
| RE-2025-0072 | Lieferant B | Menge | Zu prüfen | Ansehen |
| RE-2025-0075 | Lieferant C | Steuer | Gesperrt | Bearbeiten |
| RE-2025-0078 | Lieferant D | Artikel | Gesperrt | Bearbeiten |
SEMS protokolliert jeden Schritt des 3-Way-Matchings und bietet vollständige Nachvollziehbarkeit für interne und externe Prüfungen.
Rechnung freigegebenVon Anna Schmidt - Einkauf
17.03.2025Ausnahme bearbeitetPreisabweichung · Begründung ergänzt
17.03.2025Freigabe ausstehendVon Jan Müller - Manager
16.03.2025Rechnung eingegangenOCR - Lieferant A
16.03.2025Verfolgen Sie die wichtigsten 3-Way-Matching-Kennzahlen, um Abweichungen schnell zu erkennen und die Leistung zu verbessern.
Ein zuverlässigerer, schnellerer und transparenterer Prozess für alle Beteiligten.
Setzen Sie verhandelte Konditionen durch und erkennen Sie Lieferanten mit wiederkehrenden Abweichungen.
Sichern Sie die Zahlungsfreigabe ab, reduzieren Sie Dubletten und behalten Sie Beträge und Budgets im Griff.
Automatisieren Sie Prüfungen, reduzieren Sie manuelle Aufgaben und konzentrieren Sie sich auf Ausnahmen.
Von der Bedarfsanforderung bis zur Lieferantenzahlung deckt SEMS den gesamten Zyklus ab – mit automatischen Prüfungen, lückenloser Nachvollziehbarkeit und durchgängig konsistenten Daten.
Der Bedarf wird erfasst und zur Freigabe eingereicht.
Die Anforderung wird gemäß dem definierten Workflow genehmigt.
Die Bestellung wird an den Lieferanten übermittelt.
BE-2025-0042Lieferant A
Gelieferte Waren oder Leistungen werden geprüft.
Die Lieferantenrechnung wird empfangen und erfasst.
RE-2025-006812.500,00 €
Bestellung, Wareneingang und Rechnung werden automatisch abgeglichen.
Die geprüfte Rechnung wird zur Zahlung freigegeben.
Die Zahlung an den Lieferanten wird ausgeführt.
Zahlung ausgeführt12.03.202512.500,00 €
Die Buchungen werden abgestimmt und verbucht.
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Automatisieren Sie Rechnungsbearbeitung, -abgleich und -freigabe.
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